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2019年11月4日至8日，以國(guó)家檔案局技術(shù)部主任黃麗華為團(tuán)長(zhǎng)的中國(guó)檔案代表團(tuán)，赴韓國(guó)參加了聯(lián)合國(guó)教科文組織世界記憶項(xiàng)目第二次區(qū)域間會(huì)議——“保護(hù)和利用數(shù)字遺產(chǎn)大會(huì)”。

黃麗華在首場(chǎng)報(bào)告中作了題為《中國(guó)檔案數(shù)字化的策略與實(shí)施及電子檔案管理情況介紹》的報(bào)告。本期國(guó)際檔案界將報(bào)告全文分享給讀者，以期加深對(duì)我國(guó)電子檔案管理現(xiàn)狀的認(rèn)識(shí)。

Part1  中國(guó)檔案數(shù)字化策略與實(shí)施

（一）中國(guó)檔案數(shù)字化策略

1.把檔案數(shù)字化納入中國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃

2000年至2016年間中國(guó)國(guó)家檔案局先后制定的4個(gè)全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展五年計(jì)劃，以及2002年制定的《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》都提出要加快傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化工作。由此，極大促進(jìn)了各地的檔案數(shù)字化進(jìn)程。

 

2.制定檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

為指導(dǎo)各級(jí)檔案部門(mén)科學(xué)規(guī)范地開(kāi)展檔案數(shù)字化工作，中國(guó)國(guó)家檔案局高度重視檔案數(shù)字化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。2005年制定了《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》；2009年制定了《縮微膠片數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》；2014年印發(fā)了《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》；2017年制定了《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》《紙質(zhì)檔案縮微數(shù)字一體化技術(shù)規(guī)范》，以指導(dǎo)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化相關(guān)工作開(kāi)展。

 

3.通過(guò)數(shù)字檔案館建設(shè)加快推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化進(jìn)程

2010年，中國(guó)國(guó)家檔案局印發(fā)了《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，指出傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案館建設(shè)的重要基礎(chǔ)性工作。2013年組織召開(kāi)全國(guó)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)推進(jìn)會(huì)，提出實(shí)施“存量數(shù)字化、增量電子化”戰(zhàn)略。2014年印發(fā)《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試辦法》，在檔案數(shù)字化方面規(guī)定“尚未完成建立涵蓋全部館藏文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的”以及“館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化率不達(dá)標(biāo)的”不得申請(qǐng)參加測(cè)試，有力促進(jìn)了傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化進(jìn)程。

（二）中國(guó)檔案數(shù)字化取得的成果

 

經(jīng)過(guò)20年的努力，中國(guó)檔案數(shù)字化取得了顯著成果。在中央一級(jí)，中國(guó)第一歷史檔案館已完成800萬(wàn)件約8000萬(wàn)頁(yè)檔案數(shù)字化工作，占館藏資源總數(shù)的80%。在省一級(jí)，浙江省檔案館完成近6000萬(wàn)頁(yè)，占館藏資源總數(shù)超過(guò)70%；云南省檔案館完成1.12億頁(yè)，占館藏資源總數(shù)的80%；青島市檔案館館藏檔案基本全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。在縣（市）一級(jí)，上海17個(gè)區(qū)縣檔案館檔案數(shù)字化已超過(guò)80%，部分區(qū)已完成全部館藏檔案數(shù)字化。江蘇省太倉(cāng)市、內(nèi)蒙古自治區(qū)伊金霍洛旗、湖北省十堰市檔案館都已完成館藏檔案數(shù)字化工作。根據(jù)2018年《全國(guó)檔案事業(yè)基本情況年報(bào)》統(tǒng)計(jì)，全國(guó)各級(jí)各類(lèi)檔案館館藏檔案數(shù)字化1556.4萬(wàn)GB。

 

（三）中國(guó)檔案數(shù)字化發(fā)揮的作用 

1.更好地保護(hù)了檔案原件

       通過(guò)檔案數(shù)字化，將傳統(tǒng)的檔案對(duì)象轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，開(kāi)拓了檔案數(shù)字化管理新形式，極大地減少了檔案原件的使用頻率，使檔案原件得到了更大程度的保護(hù)。

 

2.降低了檔案利用的勞動(dòng)強(qiáng)度和成本

 

        檔案數(shù)字化使查詢(xún)利用檔案資料變得非常方便快捷，免去了利用檔案資料時(shí)提調(diào)檔案、出入庫(kù)和統(tǒng)計(jì)時(shí)逐件逐頁(yè)清點(diǎn)檔案的煩瑣，減少了因反復(fù)打印復(fù)印造成的紙張浪費(fèi)和人力浪費(fèi)，有效降低了檔案工作的勞動(dòng)強(qiáng)度。

 

3.提高了檔案服務(wù)效率和管理水平

 

檔案數(shù)字化為實(shí)現(xiàn)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行高效檢索、儲(chǔ)存閱讀電子檔案以及應(yīng)用信息技術(shù)管理檔案奠定了基礎(chǔ)，極大地提高了檔案部門(mén)的服務(wù)效率、服務(wù)能力和檔案信息化管理水平。

 

4.促進(jìn)了檔案館轉(zhuǎn)型升級(jí) 

檔案數(shù)字化促進(jìn)了檔案工作由傳統(tǒng)的管理、利用模式向現(xiàn)代的管理、利用模式轉(zhuǎn)變，使檔案館實(shí)現(xiàn)了真正意義上的現(xiàn)代化。目前，檢驗(yàn)一個(gè)檔案館是否實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，關(guān)鍵要看其傳統(tǒng)載體檔案是否較高程度地完成了數(shù)字化、是否通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提供利用、能否提供系統(tǒng)檢索和實(shí)現(xiàn)社會(huì)共享。

 

 

Part 2 中國(guó)電子檔案管理情況

（一）國(guó)家電子檔案管理總體要求

 中國(guó)國(guó)家檔案局緊跟國(guó)家信息化發(fā)展步伐，主動(dòng)參與和主導(dǎo)國(guó)家政策中有關(guān)電子檔案管理要求的制定。2019年4月公布的國(guó)務(wù)院《關(guān)于在線(xiàn)政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》提出：“政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)履行職責(zé)過(guò)程中形成的電子文件進(jìn)行規(guī)范管理，按照檔案管理要求及時(shí)以電子形式歸檔并向檔案部門(mén)移交。除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外，電子文件不再以紙質(zhì)形式歸檔和移交。符合檔案管理要求的電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。” 

        在《中華人民共和國(guó)檔案法（修訂草案）》中增設(shè)檔案信息化章節(jié)，明確各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。不得僅因?yàn)殡娮訖n案采用電子形式而否認(rèn)其法律效力，具有法律效力的電子檔案可以以電子形式作為憑證使用。

（二）電子檔案管理工作的開(kāi)展

1.電子文件歸檔

2016年，中國(guó)國(guó)家檔案局制定了《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，從電子文件歸檔范圍、收集與整理、歸檔方式、歸檔格式以及電子檔案管理等方面提出要求。為對(duì)接國(guó)家黨政機(jī)關(guān)電子公文系列標(biāo)準(zhǔn)，解決黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔的問(wèn)題，2019年，中國(guó)國(guó)家檔案局完成了《黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范（征求意見(jiàn)稿）》的研究起草工作，目前已提交國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)，正在向全國(guó)征求意見(jiàn)。待該標(biāo)準(zhǔn)頒布，即可較好實(shí)現(xiàn)黨政機(jī)關(guān)電子公文從形成、辦理到歸檔、保管、利用的全流程規(guī)范管理。

值得一提的是，隨著無(wú)紙化辦公、無(wú)紙化交易越來(lái)越普遍，中國(guó)國(guó)家檔案局大

2.電子檔案移交接收

2012年，中國(guó)國(guó)家檔案局印發(fā)《電子檔案移交接收辦法》，提出了電子檔案移交接收流程、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、移交接收方式等要求，在6省市檔案館進(jìn)行了電子檔案移交和接收試點(diǎn)，取得了良好成效。

2014年，國(guó)家檔案局印發(fā)的《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試辦法》對(duì)接收電子檔案的數(shù)量及質(zhì)量提出了明確要求。在數(shù)字檔案館建設(shè)相關(guān)政策的推動(dòng)下，很多地方的檔案部門(mén)依托區(qū)域電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)了電子檔案在線(xiàn)接收。2018年，中國(guó)各級(jí)綜合檔案館共保存有包括數(shù)碼照片、音視頻在內(nèi)的電子檔案127.7萬(wàn)GB。

 

3.電子檔案長(zhǎng)期保存 

2017年，中國(guó)國(guó)家檔案局印發(fā)《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》，對(duì)電子檔案安全管理及長(zhǎng)期保存提出了明確要求。中國(guó)國(guó)家檔案局還發(fā)布了《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》《數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范》《照片類(lèi)電子檔案元數(shù)據(jù)方案》《檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)規(guī)范》《檔案關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)轉(zhuǎn)換為XML文件的技術(shù)規(guī)范》《電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)》《文書(shū)類(lèi)電子檔案檢測(cè)一般要求》等十幾項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

在電子檔案?jìng)浞莘矫?，各?jí)檔案部門(mén)采取在線(xiàn)、近線(xiàn)、離線(xiàn)等方式，使用磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)等介質(zhì)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。對(duì)于一些重要電子檔案數(shù)據(jù)，一些地方使用縮微膠片進(jìn)行備份保存。各級(jí)檔案部門(mén)一直深入貫徹中國(guó)國(guó)家檔案局提出的重要檔案異質(zhì)異地備份的要求，利用“結(jié)對(duì)子”的備份機(jī)制，全國(guó)副省級(jí)市以上檔案部門(mén)基本完成了互為對(duì)方重要檔案數(shù)據(jù)備份基地的工作。

 

（三）電子檔案的共享利用 

 

        目前，全國(guó)副省級(jí)市以上檔案部門(mén)基本能夠通過(guò)局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)“三網(wǎng)”平臺(tái)開(kāi)展電子檔案信息服務(wù)，許多地市級(jí)和縣區(qū)級(jí)檔案館建成局域網(wǎng)平臺(tái)或啟動(dòng)了局域網(wǎng)平臺(tái)建設(shè)，大多數(shù)縣區(qū)級(jí)以上檔案館都在互聯(lián)網(wǎng)上擁有網(wǎng)站或主頁(yè)，以開(kāi)展不同程度的檔案查詢(xún)利用服務(wù)。一些地方建立了區(qū)域性的檔案數(shù)據(jù)中心，進(jìn)行“一站式”的遠(yuǎn)程查詢(xún)利用。長(zhǎng)三角區(qū)域民生檔案共享查詢(xún)機(jī)制取得了很好的實(shí)際應(yīng)用效果。

        檔案數(shù)字化和電子檔案管理是檔案部門(mén)順應(yīng)時(shí)代潮流、緊跟時(shí)代步伐的重要舉措，將進(jìn)一步推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步與人類(lèi)文明發(fā)展。中國(guó)檔案同行愿同全球檔案機(jī)構(gòu)和檔案工作者進(jìn)一步加強(qiáng)聯(lián)系，攜手為人類(lèi)記憶的可持續(xù)發(fā)展和構(gòu)建人類(lèi)命運(yùn)共同體貢獻(xiàn)自己的經(jīng)驗(yàn)和智慧。